Capitolo 5 - AUDIT SULLE AUTORITÀ COMPETENTI

Capitolo 5 - AUDIT SULLE AUTORITÀ COMPETENTI

A. Sistemi di audit adottati dalle autorità competenti in materia di sicurezza alimentare e sanità pubblica veterinaria

normativa di riferimento

• D.G.R.M. n. 1741 del 27.12.2013 concernente il recepimento dell’Accordo n. 46/CSR del 07.02.2013 sul documento recante: «Linee guida per il funzionamento ed il miglioramento dell'attività di controllo ufficiale da parte del Ministero della salute, delle Regioni e Province autonome e delle AASSLL in materia di sicurezza degli alimenti e sanità pubblica veterinaria»
• D.G.R.M. n. 373 del 29.03.2021 Approvazione della procedura per la realizzazione di audit regionali verso le Autorità competenti locali ai sensi dell’art.4 (p.6) del Regolamento (CE) n. 882/2004 e delle linee guida per la verifica dell’efficacia dei controlli ufficiali di cui all’art.12 (p.2 e 3) del Regolamento (UE) n. 2017/625. Revoca della Deliberazione di Giunta n. 1244/2014
• D.D.P.F. PVSA n. 69 del 16.05.2018 concernente la modifica del gruppo regionale di coordinamento audit
• D.D.S. PVSA n. 68 del 11.04.2022 Approvazione della modulistica per la realizzazione di audit regionali verso le Autorità competenti territoriali
• D.D.S. PVSA n. 11 del 25.01.2023 e smi, modifica dell’Elenco regionale degli auditor idonei a svolgere audit sui Servizi SA, IAOA, IAPZ e di Igiene degli Alimenti e della Nutrizione

Descrizione

L’Articolo 6 del Regolamento (UE) n. 2017/625 prevede che le Autorità competenti effettuino audit interni o siano oggetto di audit e adottino le misure appropriate alla luce dei relativi risultati.

I piani di controllo nazionali contengono una descrizione dei meccanismi posti in essere:

1. Per gli audit interni o esterni che le Autorità competenti effettuano o fanno effettuare;
2. Per garantire che le Autorità competenti adottino le misure appropriate alla luce dei risultati degli audit di cui alla lettera a);
3. Per garantire che gli audit di cui alla lettera a) siano oggetto di un esame indipendente e siano eseguiti in modo trasparente.

Tale sistema può essere utilizzato come meccanismo di verifica destinato a garantire la qualità, l’imparzialità, la coerenza e l’efficacia dei controlli ufficiali a tutti i livelli, nell’ambito delle autorità competenti e tra di loro, anche all’interno di tutte le Autorità regionali e/o locali conformemente all’art.5, p.1, lett. b) del Regolamento (UE) n. 2017/625.

Le Linee guida per il funzionamento ed il miglioramento dell'attività di controllo ufficiale da parte del Ministero della salute, delle Regioni e Province autonome e delle AASSLL in materia di sicurezza degli alimenti e sanità pubblica veterinaria stabiliscono che gli audit interni sono svolti per:

• Assicurare da parte dell’organizzazione la corrispondenza delle attività di controllo ufficiale allo standard per il funzionamento ed alle procedure generali ed operative ad esso collegate;
• Contribuire ad accertare l’efficace attuazione delle disposizioni previste e a focalizzare eventuali criticità dell’organizzazione;
• Contribuire a definire gli ambiti di miglioramento nel funzionamento dell’organizzazione;
• Diffondere la cultura della valutazione indipendente rispetto alla semplice autovalutazione;
• Verificare l’adeguatezza delle disposizioni previste per raggiungere sistematicamente gli obiettivi fissati dal Regolamento (UE) n. 882/2004 (ora 2017/625) e più in generale della normativa vigente.

Le linee guida stabiliscono anche il percorso formativo e di mantenimento nel tempo della qualifica di auditor su SSN.

Situazione attuale

Con la DGRM n. 373/2021 di approvazione della procedura per la realizzazione di audit regionali verso le Autorità competenti locali ai sensi dell’art.6 (p.1) del Regolamento (UE) n. 2017/625 e delle Linee Guida per la verifica dell’efficacia dei controlli ufficiali di cui all’art.12 (p.2 e 3) dello stesso Regolamento, sono state descritte le responsabilità e le modalità operative con cui l’Autorità Competente della Regione Marche (Settore PVSA) gestisce il sistema di audit presso le Autorità Competenti Locali (Servizi dei Dipartimenti di Prevenzione delle AASSTT dell’area veterinaria e sicurezza alimentare di cui alla Legge Regionale n. 19/2022), al fine di verificare la conformità dei Controlli Ufficiali (CU) alla normativa in materia di mangimi e di alimenti e alle norme sulla salute e sul benessere degli animali, nonché il conseguimento degli obiettivi definiti nel Regolamento (UE) n. 2017/625 e il rispetto di quanto previsto dall’art.17, p.2 del Regolamento (CE) n. 178/2002. Sulla base delle evidenze riscontrate nel corso delle attività di audit, le Autorità Competenti Locali, oggetto di audit, si attivano attuando le appropriate misure correttive.

Nella stessa DGRM è presenta l’allegato B che rappresenta un documento di indirizzo per le ACL sulle modalità (Linee guida) per il controllo e la verifica dell’efficacia dei controlli ufficiali di cui all’art. 12 (p.3) del Regolamento (UE) n. 2017/625

Come previsto con il DDPF PVSA n. 25/2015 è stato istituito l’elenco regionale degli auditor idonei a svolgere audit sui Servizi SA, IAOA, IAPZ e IAN, modificato da ultimo dal DDS PVSA n. 11/2023 e, con il DDPF PVSA n. 69/2018, il gruppo regionale di coordinamento audit; quest’ultimo, composto da almeno tre componenti presenti nell’elenco regionale degli auditor qualificati per gli audit su SSR, ha il compito di:

• Elaborare la proposta di programma di audit regionale;
• Individuare i gruppi di audit;
• Monitorare l'attuazione del programma;
• Raccogliere e analizzare i rapporti di audit nonché la documentazione relativa alle attività conseguenti all’audit;
• Elaborare la relazione annuale relativa agli esiti degli audit effettuati propedeutica al riesame annuale da parte del committente.

Gli audit del FVO (Food Veterinary Office) e del Ministero della Salute hanno evidenziato la necessità della creazione di un ciclo di audit adeguato conformemente ai requisiti del Reg. (UE) n. 2017/625, per raggiungere gli obiettivi stabiliti dallo stesso regolamento e quindi attuare procedure standardizzate sia di audit che di verifica sull’efficacia dei controlli ufficiali.

Nel periodo 2014-2022 sono stati eseguiti 42 audit su ACL, di cui 9 di sistema. Tali audit hanno interessato tutti i servizi di Sanità Pubblica Veterinaria e Sicurezza Alimentare del Dipartimento di Prevenzione delle 5 AASSTT.

Nelle tabelle sottostanti si riepilogano le Raccomandazioni e le Osservazioni presenti nei rapporti di audit di sistema e di settore del periodo 2017-2022

Da evidenziare il numero ancora elevato di raccomandazioni sulla “Verifica dell’efficacia dei controlli ufficiali” e sulla “Organizzazione dell’AC (designazione AC, ruoli e responsabilità, incarichi)”, mentre per gli aspetti relativi alla programmazione dei controlli basati sul rischio (programmazione dei controlli basata sul rischio, categorizzazione in base al rischio degli OSA), pur continuando a presentare alcune criticità, si rileva una tendenza al miglioramento (diminuzione del numero di raccomandazioni rispetto al periodo 2014-2019).

Le Osservazioni riguardano principalmente la “Categorizzazione in base al rischio”, la “Programmazione dei controlli ufficiali”, le “Procedure documentate” e la “registrazione/riconoscimento degli stabilimenti”.

Dall’esame della documentazione degli audit si evidenzia ancora una criticità legata alla difformità nella raccolta delle evidenze soprattutto in funzione del livello di dettaglio e della descrizione puntuale delle evidenze raccolte, con una tendenza ad una maggiore uniformità rispetto al periodo precedente.

In alcuni rapporti di audit non c’è evidenza della verifica della risoluzione delle raccomandazioni dell’audit precedente e della verifica dell’efficacia del Piano d’Azione, anche se nel biennio 2021-2022 c’è stato un significativo miglioramento.

La documentazione prevista dalla DGRM n. 373/2021 non risulta completa in tutti gli audit, come per esempio la “Dichiarazione di impegno a riservatezza e indipendenza” Modulo PFPVSA-Audit.08 Rev.00. 

Si è iniziato a dare applicazione al punto 9.4 della DGRM n. 373/2021 con la divulgazione dei documenti riguardanti l’audit (in particolare l’estratto del rapporto di audit) tramite pubblicazione nella sezione dedicata alle attività di audit del portale del Settore PVSA. Nel corso del 2023 è stato pubblicato il documento relativo al riesame dell’attività di audit per l’anno 2021 ed è di prossima pubblicazione quello relativo al 2022.

Obiettivi 2023 - 2027

1. Pianificazione dell’attività di audit su tutte le ACL e su tutti i sistemi di controllo di cui al “Country Profile Italia” mediante una programmazione regionale annuale degli audit rivolti ai servizi territoriali delle AASSTT
2. Realizzazione del programma annuale di audit ACR su ACL
3. Riesame del programma annuale di audit

Indicatori e valori attesi