Il Regolamento CE 882/04 all’articolo 8, paragrafo 3 dispone che le Autorità Competenti debbano prevedere procedure per la verifica dei Controlli Ufficiali da esse eseguite e assicurare che siano adottati i correttivi eventualmente necessari, principio ribadito poi dalla DGRM 1244 del 10/11/14 nell’allegato B.
A tal proposito il Servizio di Ispezione degli Alimenti di Origine Animale (SIAOA) dell’Area Vasta 4 di Fermo nel mese di gennaio 2013 emetteva la prima procedura inerente alla verifica del Controllo Ufficiale oggi in revisione 04 del mese di settembre 2018.
La procedura è stata predisposta sulla base del format definito a livello di servizio e definisce, tra l’altro, i seguenti principi:
- il Direttore del Servizio è responsabile della corretta applicazione della procedura e per la sua applicazione potrà avvalersi della collaborazione di altri Dirigenti SIAOA;
- annualmente viene definito un Piano strategico di verifica dell’efficacia dei CCUU (PSVECU);
- in ambito di verifica dell’efficacia vengono definiti due diversi livelli di controllo, a posteriori ed in tempo reale;
- gestione degli esiti;
- definizione della documentazione correlata rappresentata dai moduli del piano strategico e della verifica dell’efficacia a posteriori ed in tempo reale.
Dopo i primi anni di applicazione considerati di rodaggio ed indispensabili per apportare i necessari correttivi in particolare ai moduli di verifica, nell’ultimo triennio (2017-2019) si ritiene di aver messo a giusto regime l’applicazione della procedura di verifica dell’efficacia.
In una prima fase sono stati sottoposti a verifica dell’efficacia a posteriori tutti i Dirigenti Veterinari SIAOA e la valutazione è avvenuta su documenti elaborati nell’ambito del controllo ufficiale scelti dal gruppo di verifica con il criterio della casualità (la scelta è avvenuta tra i documenti elaborati e comunicati da ogni singolo Dirigente nelle rendicontazioni periodiche).
Al fine di effettuare una verifica il più completa possibile è stato scelto un documento per ognuna delle seguenti categorie:
- scheda del controllo ufficiale;
- check list di cui al DDPF 103/2014;
- verbale di prelevamento campione;
- scheda di accertamento inadeguatezze.
Ogni documento è stato valutato sulla base di criteri prestabiliti in procedura (leggibilità, chiarezza, completezza, ecc.) e per ogni criterio, al documento esaminato, è stato attribuito un valore da 1 a 5.
La valutazione di tutti i Dirigenti ha dato esito di conformità anche se sono state evidenziate delle criticità prontamente condivise con ogni singolo collega al momento della firma del modulo con le risultanze e successivamente condivise all’interno del servizio tramite specifica nota interna e successiva discussione in ambito di riunione di servizio.
Le criticità hanno riguardato in particolare i seguenti ambiti:
- utilizzo della documentazione nell’ultima revisione prevista da note regionali o da procedure interne;
- utilizzo di una grafia leggibile;
- compilazione dei documenti in ogni loro parte;
- gestione di eventuali correzioni su documenti ufficiali.
La discussione (come pure la predisposizione della nota) è avvenuta nel totale anonimato senza perciò ricondurre le singole criticità ai relativi Dirigenti ed ha avuto come principale finalità la definizione di azioni correttive comuni per tutto il Servizio.
Sulla base delle risultanze è stato poi definito uno specifico piano d’azione relativo alla gestione degli esiti.
Nell’arco dell’ultimo anno, invece, l’attività si è concentrata principalmente sulla verifica in tempo reale ed ha riguardato i seguenti ambiti di Controllo Ufficiale:
- ispezione di visceri di suino macellati a domicilio e di cinghiali cacciati (comprensivo del prelievo di muscolo per la ricerca di Trichinella);
- prelievo ed invio all’IZSUM di un campione in ambito di PNR;
- ispezione di prodotti della pesca per la valutazione dell’eventuale presenza di larve di parassiti;
- prelievo ed invio all’IZSUM di un campione in ambito di PAMA;
- identificazione degli animali al mattatoio e visita post-mortem.
A differenza di quanto effettuato per la verifica a posteriori dove nel relativo modulo sono definiti a priori i criteri di valutazione, per la verifica in tempo reale i criteri sono stati invece definiti di volta in volta dal gruppo di valutazione sulla base dell’attività oggetto di verifica.
Come ulteriore evoluzione rispetto a quanto fatto in precedenza, gli esiti della verifica in tempo reale sono stati classificati, in analogia a quanto fatto in ambito di audit ACR su ACL, in raccomandazioni ed osservazioni. Anche in questo caso gli esiti sono stati comunicati e discussi con i singoli Dirigenti al momento della firma dei moduli mentre la condivisione con tutto il servizio avverrà nei primi mesi del 2020.
La verifica in tempo reale si è dimostrata un utile strumento di “formazione/addestramento/affiancamento” finalizzata da un lato ad ottimizzare le capacità tecniche degli operatori e dall’altro al miglioramento dell’attività di controllo. Si ritiene infatti che una sempre più precisa e puntuale verifica sia propedeutica ad un continuo miglioramento dell’attività di Controllo Ufficiale.
Autore: Dott. Ezio Ferretti